Informação Vinculativa n.º 25825
Nesta Informação Vinculativa é solicitada informação sobre a posição e entendimento da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) no que respeita ao arquivo digital dos documentos contabilísticos e fiscalmente relevantes em matéria de direito à dedução do IVA.
A dúvida em concreto prende-se com a forma como são digitalizadas as faturas que são emitidas em papel térmico, juntando em anexo ao pedido dois exemplos, ambos em PDF, um com imagem obtida através de terminal digitalizador, e outro, apresenta a imagem obtida a partir de uma fotografia.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes e à conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.
No que concerne ao arquivo, o artigo 23.º do Decreto-Lei introduz a possibilidade de desmaterialização e arquivo em formato eletrónico, das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos ou recebidos, que se apresentem em formato papel, devendo ser executada com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico. Decorre da norma que esta faculdade é também aplicável às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos em data anterior à sua entrada em vigor.
A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ser efetuada quando estejam assegurados os requisitos e controlos previstos nos números 2 e 3 do supramencionado artigo. Quando se trate de faturas que titulem a aquisição de bens ou serviços, a destruição dos originais apenas pode ocorrer após ser exercido o direito à dedução, quando aplicável, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do CIVA.
O artigo 25.º do diploma determina que durante o prazo obrigatório de conservação do arquivo, os processos de arquivamento devem garantir que não se verifica perda de informação nem alteração das imagens nele contidas, devendo ser efetuados controlos regulares à legibilidade dos dados arquivados em formato digital.
Os sujeitos passivos devem implementar um plano de arquivo, o qual deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes nele registados (índice), considerando-se corretamente implementado quando cumpra os requisitos previstos no artigo 26.º do Decreto-lei.
Para a elaboração da referida lista, os sujeitos passivos que possuam ou devam possuir sistemas informáticos de faturação ou contabilidade podem gerar um ficheiro com o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro (SAF-T (PT)) a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março.
No que respeita ao arquivo de documentos emitidos e recebidos por via eletrónica, são conservados sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção e exclusivamente em formato eletrónico, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos por via eletrónica.
O arquivo destes documentos deve assegurar:
– A execução de controlos que assegurem a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
– A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
– A recuperação dos dados em caso de incidente;
– A reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados.
O n.º 5 do artigo 23.º do Decreto-Lei estabelece que as reproduções integrais em papel obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico têm, para efeitos fiscais, o valor probatório dos documentos originais.
Concluindo, se o programa informático cumprir os requisitos no que toca ao arquivo de documentos e respeitar a legislação supramencionada, poderão os mesmos ser considerados como documentos válidos para efeitos fiscais.
